כיצד ״ערן פולק אדריכלים״ עברו לניהול פרויקטים אדריכלים בצורה חכמה ויעילה.
ערן פולק אדריכלים הוא משרד אדריכלות המתמחה בתכנון פרוייקטי התחדשות עירונית.
המשרד שמונה כ-7 עובדים עוסק במתן שירותי תכנון אדריכלי ופועל כיום במעל ל 70 פרויקטים מתוכם כ 10 פרוייקטים בשלבי הבניה.
כחלק מגדילת המשרד, החלו להכנס פרוייקטים מורכבים יותר שהתאפיינו בטווחי זמנים ארוכים יותר ומורכבות ביצוע שכללה תציבים גדולים מאוד.
כמות הפרויקטים יצרה עומס עבודה גדול מבעבר שדרש מערן תכנון מהודק יותר של המשימות, מעקב צמוד אחרי לוחות הזמנים והתכנון התקציבי בכדי להבטיח שסטנדרט הביצוע ישמר. המערכת שנבחרה לכך היתה monday.com.
ערן מספר:
״התחלנו לבנות בעצמנו את המערכת של מאנדיי תוך הגדרת יעדים, הכנסת שינויים והתאמתה לפרוייקטים במשרד.
את האחריות על הטמעת המערכת לקחה ציפיה אחת מעובדות המשרד.
בין היתר יצרנו מאגר מידע של כלל אנשי הקשר במשרד, רישום שעות עבודה והתחלה של ניהול תקציבי.
בעקבות הנסיון הראשוני עם monday.com הרגשנו שאנחנו לא ממצים את כל יכולות המערכת והחלטנו לבצע שדרוג למערכת, לצורך כך נבחרה חברת set״
מי שהוביל את הפרויקט וליווה את החברה לאורך כל שלבי הפרויקט הוא ניר- אחראי מחלקת ההטמעות שלנו.
מה ביצענו בפרויקט?
1. תחילה התחלנו עם אפיון מקיף במטרה ללמוד את החברה- כאשר אנו מגיעים לחברה חשוב לנו להכיר אותה לעומק
כולל תחומי העיסוק שלה, האנשים המרכיבים אותה ותפקידיהם וגם הדינמיקה הפנימית בין העובדים. במהלך האפיון הגענו למשרדי החברה, ראינו את סביבת עבודה, למדנו על פעילות החברה, בחנו את השימוש אשר היה קיים במערכת באותה עת ואפיינו את האתגרים שהיא חווה והמטרות שירצו להשיג.
2. לאחר האפיון התחלנו בתהליך של מספר שבועות שבמהלכו יחד עם החברה יצרנו פורמטי עבודה חדשניים תוך שילוב מתודולוגיות מתקדמות בניהול פרויקטים ובשילוב המידע המקצועי הרב שצברה החברה משנים רבות של פעילות.
3. יחד עם צפייה שניהלה את הפרויקט ביצענו פיילוט על מבנה המערכת וכשהסתיים הקמנו את שאר הפרויקטים.
4. את שלב בניית המערכת סיימנו בהדרכת עובדים לשימוש במערכת.
5. כחודש לאחר הדרכת העובדים ליווינו את העבודה השוטפת בתמיכה שכללה פתרון בעיות מזדמנות ושיחה שבועית שבמסגרתה נסקרה עמידה בלוחות זמנים, הועלו נקודות לטיפול והוצבו יעדים להמשך.
איך נראה השימוש של החברה במערכת כיום:
כיום משרד ערן פולק אדריכלים עובד ומנהל את כלל הפרויקטים והמשימות בתוך המערכת של מאנדי בסביבת עבודה חכמה עם מערכת שעוזרת להם לשמור על סטנדרטי ביצוע גבוהים ולוחות זמנים.
המערכת עוזרת להם להציג תמונת מצב ברורה לכל הפרויקטים,לוודא שאף משימה לא נופלת בין הכיסאות, ולרכז את התקשורת בין כל העובדים.
בצד הניהולי המערכת מציגה לערן תמונת מצב מלאה על המתרחש בעסק עם דשבורדים שמציגים לו את צפי התשלומים שלו, כמות שעות הביצוע לעומת התכנון, ובעיות שעלו במהלך הפרויקטים.
כל אלו מאפשרים לערן לנהל את החברה בצורה יעילה יותר, לצבור ידע מפרויקט לפרויקט ולאפשר התייעלות בהליכי העבודה בחברה.
על העבודה איתנו ערן מספר:
״העבודה עם המערכת מכניסה סדר בתהליכי עבודה במשרד, מרכזת במקום אחד מידע רב שמשותף לכלל העובדים. פרוט ההליכים שהוגדרו במערכת מאפשר ניהול זמנים ותהליכים בצורה טובה יותר מבעבר.
העבודה מול ניר ושקד מחברת set הייתה מצויינת. עבודת ההכנה המשותפת שנערכה משני הצדדים אפשרה תפירת מענה ספציפי לסוגיות שעלו, הזמינות שלהם בכל שלבי העבודה היתה טובה מאוד, יכולות ההטמעה והתקשורת מול עובדי החברה עזרו מאוד להטמעת המערכת במהירות.
בהמשך להליך הגדרת המערכת והטמעתה, שערך כ 3 חודשים, הוספנו עוד 3 חודשי תמיכה ששימשו להעמקת הליך ההטמעה של המערכת אצל העובדים. חודשי התמיכה היו חשובים לקליטה ודיוק המערכת במשרד. המענה שלהם היה מהיר, מקצועי ואדיב״.
