הטמעת מאנדי – תהליך הבניה וההטמעה של מערכת חדשה זה לא דבר פשוט, וכדי לוודא שתצליחו להטמיע את המערכת שאתם בונים ריכזנו לכם כמה נקודות חשובות שיעזרו לכם לצלוח את התהליך
1.מערכת טובה מתחילה באפיון מקצועי
המערכת של monday היא יחסית פשוטה לתפעול ולבניה והרבה מהמשתמשים בוחרים ישר להתחיל ולבנות את המערכת ללא אפיון כלל.
המטרה של האפיון היא לקבל תמונה כוללת של העסק/ המחלקה שבה נרצה לבצע את ההטמעה ולהתייחס לנקודות הבאות:
מה המצב כיום של המחלקה
מה הקשיים שעולים לנו
מה המטרות שלנו בהכנסה של מערכת חדשה לעסק
כמה משתמשים יש לנו
איזה אינטגרציות אנחנו צריכים לבצע
ועוד הרבה מאוד שאלות מעוררות שחשוב לשאול בטרם תחילת בניית המערכת.
מי שלא יבצע אפיון כמו שצריך כנראה ויתקל במידע נוסף במהלך התהליך שבמקרה הטוב ידרוש ממנו לבצע התאמות רבות במערכת ובמקרה הרע יכול להשפיע על צורת בניית המערכת.
אנו ממליצים להשתמש בתוכנת סרטוט לדוגמאת https://whimsical.com/ (תוכנה חינמית) על מנת לייצר תרשים של המערכת שאותה תבנו.
יצירת התרשים תעזור גם לאנשים שאינם טכנולוגים להבין את המבנה של העסק או המחלקה ולשאול את השאלות הנכונות.
האפיון צריך להסתיים בתרשים של המערכת שאליו תיצמדו בשלב הבניה.
2.מצאו צמפייון שיהיה אחראי על התהליך
בין אם אתם עובדים עם ספק חיצוני ובין אם אתם בונים את המערכת לבד, חשוב להחליט על עובד מתוך החברה שיהיה אחראי על התהליך הזה. אנחנו קוראים לו ״צמפיון״. התפקיד שלו הוא להיות אחראי על המהלך של הטמעת המערכת, לדאוג שהעובדים באמת משתמשים במערכת, להוות להם איש הקשר לתפעול תקלות וביצוע שינויים קטנים ולוודא שהמערכת מתוחזקת כראוי.
חשוב להבהיר לצמפיון שלכם( אם זה לא אתם) מה הציפיות ממנו לתהליך.
הרבה חברות בוחרות לתת את התפקיד הזה בתור פרוייקט צדדי לעובד שמחפש להתפתח ולהכיח את עצמו.
3. בחינה מקצועית של המטרות והיעדים שנרצה להשיג בתהליך לטובת התייעלות
אחת המטרות המרכזיות בהטמעת מערכת חדשה היא יצרת סדר ארגוני חדש ומעודכן יותר ולכן חושב לשים דגש על התהליכים שאנחנו רוצים להכניס למערכת ולבחון האם הם עדיין נכונים לעסק.
לעיתים לחברות יש נטייה לגרור תהליכים לא מספיק ממוטבים למערכת החדשה, ובזמן אפיון ובניית המערכת זה המקום לבחון את התהליכים, להיפטר מאלו שלא משרתים את המטרות וליישם במקומם תהליכים מתקדמים יותר.
זה לא מהלך קל לשנות תהליכים והרגלים אבל כל חברה צריכה לשאוף להתייעלות מאקסימאלית וכאשר אנחנו מכניסים מערכת טכנולוגית עם יכולות טובות יותר, ייתכן ונרצה לעדכן ולשנות חלק מהתהליכים שקיימים.
4.התאמת המערכת למשתמשים שלה
בכל בניה של מערכת חשוב תמיד לאפיין מי המשתמשים העיקריים שלה ואת מי היא הולכת לשרת.
הרבה פעמים ניתקל במצבים שצורת בניית המערכת מתנגשת עם רצונות שונים של משתמשים ולכן אנחנו צריכים להבין מה סדרי העדיפות.
חשוב מאוד להשתמש ביכולות של המערכת בכדי לייצר תצוגות ודש-בורדים מותאמים לכל סוג משתמש.
עובדי המחלקה לא בטוח ירצו לראות עמודות מסויימות שלא רלוונטיות אליהם ומנהלים לעיתים לא ירצו לחשוף עובדים לנתונים כספיים ולכן באמצעות הסתרת עמודות ושימוש בtable שונים נוכל לייצר לכל עובד את סביבת העבודה שלו.
5.מסירת המערכת קודם כל למנהלים בחברה
השימוש במערכת של מאנדי מאפשר לנו יתרון ענק והוא בנייה מותאמת של המערכת לצרכי העסק.
הייתרון הזה יכול להפוך לחסרון מכיוון שלעיתים המערכת יכולה לא להיות ״מהודקת״ עד הסוף ובעלת קצוות פתוחים.
לכן בתהליך ההטמעה חשוב להקפיד שמנהלי החברה/ המחלקה יקבלו ראשונים את המערכת, יערכו עליה ניסויים, יבקשו לבצע תיקונים ורק לאחר מכן להעביר את המערכת לשאר העובדים.
זכרו שלא לכל העובדים יש את אותה הסבלנות לקליטת מערכת חדשה. ולכן נשאף שכאשר המערכת תימסר אליהם נידרש לבצע בה כמה שפחות שינויים בכדי לא לסבך את העובדים
6. הדרכת עובדים
בתור אלו שמתעסקים עם הטמעת המערכת ושולטים בה בצורה טובה חשוב לזכור שלא לכולם המערכת כל כך פשוטה לתפעול ולכן בטרם השימוש של העובדים במערכת חשוב לעשות להם הדרכה מסודרת עם כל הדגישים החשובים להם.
חשוב מאוד להדגיש לעובדים שהמערכת של מאנדי יכולה לעזור להם לנהל את התהליכים שלהם! ולא רק לדווח למנהלים על ביצוע הפעולות שלהם. אם העובדים יבינו שהמערכת הזאת באמת יכולה לעזור להם בתהליכים שלהם, הרצון שלהם להשתמש בה יגבר.
7.קביעת חוקים ונורמות
המעבר למערכת חדשה דורש מאיתנו גם לקבוע חוקים וכללים של השימוש. המטרה של הכללים האלה היא קביעת סטאנדרט אחיד של השימוש במערכת.
כמה מהכללים שאנחנו ממליצים לכם להכניס:
מטרת המערכת היא לשמש בתור מערכת הניהול שלנו ולכן יש לעדכן את המשימות שבאחריותכם ולהיכנס למערכת על בסיס יומי.
מומלץ במידה ויש עדכון על המשימה שלכם להוסיף אותו לעמודת העדכונים על מנת ששאר חברי הצוות יוכלו לדעת מה מתרחש במשימה.
נשאף שבמערכת לא יהיו משימות אשר תאריך היעד שלהם עבר.
במידה ותאריך היעד של המשימה שלכם הגיע והמשימה אינה הושלמה יש לתת עדכון מדוע המשימה אינה בוצעה וזאת על מנת שלא יצטרכו לפנות אליכם באופן יזום במטרה לברר מה הסטאטוס של המשימה.
8. תמיכה בתפעול השוטף של המערכת
סיימתם את בניית המערכת? עכשיו מתחילה העבודה.
השלב הקריטי ביותר הוא תחילת השימוש של העובדים במערכת.
בתקופה של 3-12 חודשים שלאחר מכן אנו נוודא שהכללים והנורמות תואמים את מה שתכננו.
אנו מכנים את החודשיים הראשונים כ״חודשי הזהב״ – במדיה ותדרשו מהעובדים לעבוד עם המערכת במהלך החודשיים הראשונים סביר להניח שהמערכת תהפוך להרגל ותיטמע בחברה.
במידה והתהליך הזה לא ינוהל כראוי סביר להניח שתבחינו בעובדים שלא לאט מפסיקים להשתמש במערכת וחוזרים להרגלים הישנים שלהם, תהליך שיכול לגרום לכך שהשימוש במערכת אינו מייטבי
אפיון מאנדיי: למה זה כל כך חשוב ולמה אתם לא יכולים לדלג על זה?
בעולם העסקי המודרני, ניהול פרויקטים ומשימות באופן יעיל הוא מפתח להצלחה. מערכת Monday הפכה לכלי מרכזי בתחום, ומציעה פתרונות גמישים ואינטואיטיביים לארגונים מכל הגדלים והסוגים.
חשיבות האפיון המדויק
אפיון מדויק של מערכת Monday הוא שלב קריטי בתהליך ההטמעה. זה תהליך שדורש הרבה תשומת לב ותכנון מוקדם, אבל ההשקעה בו משתלמת בטווח הארוך. הנה כמה סיבות למה אפיון מדויק הוא סופר חשוב:
1. זיהוי צרכים ייחודיים: כל ארגון הוא ייחודי, עם תהליכים ואתגרים משלו. אפיון מדויק מאפשר לזהות את הצרכים הספציפיים של הארגון ולהתאים את המערכת בהתאם.
2. התאמה לתהליכי עבודה קיימים: במקום לשנות את כל תהליכי העבודה בארגון, אפיון נכון מאפשר להתאים את המערכת לתהליכים הקיימים, מה שמקל על ההטמעה ומגביר את הסיכויים לאימוץ מוצלח ויעיל של המערכת.
3. חיסכון בזמן ובמשאבים: השקעה באפיון מדויק חוסכת זמן ומשאבים רבים בטווח הארוך. היא מונעת צורך בשינויים ואקסטרה תיקונים אחרי ההטמעה.
4. הגדרת יעדים ומדדי הצלחה: תהליך האפיון מאפשר להגדיר יעדים ברורים ומדדי הצלחה לפרויקט ההטמעה, מה שעוזר למעקב אחרי התקדמות התהליך.
טיפים להטמעה מוצלחת של מאנדיי
הטמעת מערכת חדשה בארגון היא תהליך מורכב, אבל עם גישה נכונה ותכנון מוקדם, אפשר להפוך אותה לחוויה חיובית ומעצימה. הנה כמה טיפים שיעזרו בהטמעה מוצלחת של מערכת Monday:
1. התחלה הדרגתית: מומלץ להתחיל עם פרויקט פיילוט קטן. בחרו מחלקה או צוות ספציפי והתחילו את ההטמעה שם. ככה תוכלו ללמוד מהניסיון ולהתאים את התהליך לפני שאתם מרחיבים אותו לכל הארגון.
2. הדרכות מקיפות: השקיעו בהדרכות איכותיות לכל העובדים. ככל שהעובדים יבינו טוב יותר את המערכת, ככה הם ישתמשו בה באופן יעיל יותר. שקלו לערוך הדרכות בקבוצות קטנות ולתת להם מחברת שיוכלו לתעד את מה שלמדו ולהיעזר בה במהלך העבודה.
3. מינוי “שגרירי Monday”: בחרו עובדים מכל מחלקה שישמשו כנקודות קשר ומובילי דעה בנושא המערכת. הם יוכלו לעזור לחבריהם לעבודה ולהעביר משוב לצוות ההטמעה.
4. יצירת תרבות של למידה מתמשכת: עודדו את העובדים להתנסות במערכת ולגלות תכונות חדשות. ארגנו סדנאות ומפגשי שיתוף ידע באופן קבוע.
5. מעקב והערכה: קבעו מדדי הצלחה ברורים ועקבו אחריהם. זה יאפשר לכם לזהות אתגרים ולהתאים את תהליך ההטמעה בהתאם.
6. חגיגת הצלחות: זהו והדגישו הצלחות קטנות וגדולות לאורך תהליך ההטמעה. זה מעודד מוטיבציה ומחזק את המחויבות לשימוש במערכת.
Monday כתחליף ל-CRM
הרבה לקוחות שואלים האם Monday יכולה לשמש כתחליף למערכת CRM מסורתית. התשובה היא מורכבת ותלויה בצרכים הספציפיים של הארגון. Monday אכן מציעה מספר יתרונות בתחום הזה:
• גמישות: מאנדיי מאפשרת התאמה אישית מקסימלית, מה שמאפשר לארגונים לעצב את המערכת בהתאם לצרכים הייחודיים שלהם בניהול לקוחות.
• קלות שימוש: הממשק האינטואיטיבי של מאנדיי מקל על אימוץ המערכת על ידי כלל העובדים.
• אינטגרציה: מאנדיי מתממשקת עם מגוון רחב של כלים אחרים, מה שמאפשר זרימת מידע חלקה בין מערכות שונות.
יחד עם זאת, חשוב לציין שחסרות כמה תכונות מתקדמות שקיימות במערכות CRM ייעודיות.
ארגונים עם צרכי CRM מורכבים עשויים להעדיף לשלב את Monday עם מערכת CRM מסורתית.
הכירו את Setit: כלי להגדרה וניהול יעיל של Monday
Setit הוא כלי חדשני שמיועד לפשט ולייעל את תהליך ההגדרה והניהול של מערכת Monday. הוא מציע כמה יתרונות משמעותיים:
• הגדרה מהירה: Setit מאפשר הגדרה מהירה של לוחות ותהליכי עבודה, מה שחוסך זמן רב בשלבי ההקמה הראשוניים. (זמן=כסף)
• תבניות מוכנות מראש: הכלי מספק מגוון תבניות המותאמות לתעשיות שונות, מה שמקל על ההתאמה לצרכים ספציפיים.
• אוטומציה: Setit מאפשר ליצור ולנהל אוטומציות מורכבות בקלות, מה שמגביר את היעילות התפעולית.
שימוש ב-Setit יכול לחסוך זמן רב ולהפחית את העומס על צוותי ה-IT בארגון בזמן הטמעת Monday.
למה כדאי לבחור ב-Monday?
מאנדיי הפכה לאחת המערכות המובילות בתחומה, וזאת בזכות מספר יתרונות בולטים:
1. ממשק משתמש אינטואיטיבי: המערכת קלה ללמידה ולשימוש, מה שמקל על אימוץ המערכת בכל רמות הארגון.
2. גמישות: Monday ניתנת להתאמה לכמעט כל סוג של פרויקט או תהליך עבודה.
3. אוטומציות חכמות: המערכת מציעה אפשרויות אוטומציה מתקדמות, שמאפשרות לייעל תהליכים ולחסוך זמן.
4. תקשורת מובנית: Monday מכילה כלי תקשורת מובנים, שמפחיתים את הצורך בשימוש בכלים חיצוניים ומשפרים את זרימת המידע בארגון.
5. ויזואליזציה מתקדמת: המערכת מציעה המון אפשרויות להצגת מידע באופן ויזואלי, מה שמקל על הבנת תמונת המצב הכללית של פרויקטים ומשימות.
סיכום
הטמעת מערכת Monday יכולה להיות צעד משמעותי בשיפור היעילות והפרודוקטיביות בארגון. עם זאת, חשוב לזכור שהצלחת ההטמעה תלויה בתכנון מדויק, אפיון נכון, והדרכה מקיפה של העובדים.
בסופו של דבר, היכולת לנהל משימות ופרויקטים ביעילות היא מפתח להצלחה בעולם העסקי המודרני. עם הכלים הנכונים והגישה הנכונה, ארגונים יכולים לשפר משמעותית את יכולותיהם התפעוליות ולהשיג יתרון תחרותי משמעותי.
Set-It מציעה ליווי מקצועי ומקיף בכל שלבי האפיון וההטמעה של Monday, מותאם לצרכים הייחודיים של כל ארגון. צוות המומחים שלנו מביא ניסיון עשיר בהטמעת מערכות ניהול מתקדמות במגוון ארגונים וענפים. אנו מתמחים ביצירת פתרונות מותאמים אישית, שמשלבים את היכולות המתקדמות של מאנדיי עם התהליכים והצרכים הספציפיים של הארגון שלכם.
פנו אלינו עוד היום לייעוץ ראשוני, ותראו איך Set-It יכולה לעזור לארגון שלכם להפיק את המקסימום ממערכת Monday. יחד, נוכל לפתח אסטרטגיה מקיפה להטמעה מוצלחת, שתוביל לשיפור משמעותי בניהול הפרויקטים והמשימות בארגון שלכם. קחו את ההזדמנות להפוך את הארגון שלכם ליעיל ותחרותי יותר – ותנו לנו להוביל אתכם לעתיד של ניהול פרויקטים מתקדם ויעיל.
