050-9043292

כל הדברים שצריך לדעת לפני הטמעת monday.com

תהליך הבניה וההטמעה של מערכת חדשה זה לא דבר פשוט, וכדי לוודא שתצליחו להטמיע את המערכת שאתם בונים ריכזנו לכם כמה נקודות חשובות שיעזרו לכם לצלוח את התהליך

1.מערכת טובה מתחילה באפיון מקצועי

המערכת של monday היא יחסית פשוטה לתפעול ולבניה והרבה מהמשתמשים בוחרים ישר להתחיל ולבנות את המערכת ללא אפיון כלל.

המטרה של האפיון היא לקבל תמונה כוללת של העסק/ המחלקה שבה נרצה לבצע את ההטמעה ולהתייחס לנקודות הבאות:

מה המצב כיום של המחלקה

מה הקשיים שעולים לנו

מה המטרות שלנו בהכנסה של מערכת חדשה לעסק

כמה משתמשים יש לנו

איזה אינטגרציות אנחנו צריכים לבצע

ועוד הרבה מאוד שאלות מעוררות שחשוב לשאול בטרם תחילת בניית המערכת.

מי שלא יבצע אפיון כמו שצריך כנראה ויתקל במידע נוסף במהלך התהליך שבמקרה הטוב ידרוש ממנו לבצע התאמות רבות במערכת ובמקרה הרע יכול להשפיע על צורת בניית המערכת.

אנו ממליצים להשתמש בתוכנת סרטוט לדוגמאת https://whimsical.com/ (תוכנה חינמית) על מנת לייצר תרשים של המערכת שאותה תבנו.

יצירת התרשים תעזור גם לאנשים שאינם טכנולוגים להבין את המבנה של העסק או המחלקה ולשאול את השאלות הנכונות.

האפיון צריך להסתיים בתרשים של המערכת שאליו תיצמדו בשלב הבניה.

2.מצאו צמפייון שיהיה אחראי על התהליך

בין אם אתם עובדים עם ספק חיצוני ובין אם אתם בונים את המערכת לבד, חשוב להחליט על עובד מתוך החברה שיהיה אחראי על התהליך הזה. אנחנו קוראים לו ״צמפיון״. התפקיד שלו הוא להיות אחראי על המהלך של הטמעת המערכת, לדאוג שהעובדים באמת משתמשים במערכת, להוות להם איש הקשר לתפעול תקלות וביצוע שינויים קטנים ולוודא שהמערכת מתוחזקת כראוי.

חשוב להבהיר לצמפיון שלכם( אם זה לא אתם) מה הציפיות ממנו לתהליך.

הרבה חברות בוחרות לתת את התפקיד הזה בתור פרוייקט צדדי לעובד שמחפש להתפתח ולהכיח את עצמו.

3. בחינה מקצועית של המטרות והיעדים שנרצה להשיג בתהליך לטובת התייעלות

אחת המטרות המרכזיות בהטמעת מערכת חדשה היא יצרת סדר ארגוני חדש ומעודכן יותר ולכן חושב לשים דגש על התהליכים שאנחנו רוצים להכניס למערכת ולבחון האם הם עדיין נכונים לעסק.

לעיתים לחברות יש נטייה לגרור תהליכים לא מספיק ממוטבים למערכת החדשה, ובזמן אפיון ובניית המערכת זה המקום לבחון את התהליכים, להיפטר מאלו שלא משרתים את המטרות וליישם במקומם תהליכים מתקדמים יותר.

זה לא מהלך קל לשנות תהליכים והרגלים אבל כל חברה צריכה לשאוף להתייעלות מאקסימאלית וכאשר אנחנו מכניסים מערכת טכנולוגית עם יכולות טובות יותר, ייתכן ונרצה לעדכן ולשנות חלק מהתהליכים שקיימים.

4.התאמת המערכת למשתמשים שלה

בכל בניה של מערכת חשוב תמיד לאפיין מי המשתמשים העיקריים שלה ואת מי היא הולכת לשרת.

הרבה פעמים ניתקל במצבים שצורת בניית המערכת מתנגשת עם רצונות שונים של משתמשים ולכן אנחנו צריכים להבין מה סדרי העדיפות.

חשוב מאוד להשתמש ביכולות של המערכת בכדי לייצר תצוגות ודש-בורדים מותאמים לכל סוג משתמש.

עובדי המחלקה לא בטוח ירצו לראות עמודות מסויימות שלא רלוונטיות אליהם ומנהלים לעיתים לא ירצו לחשוף עובדים לנתונים כספיים ולכן באמצעות הסתרת עמודות ושימוש בtable שונים נוכל לייצר לכל עובד את סביבת העבודה שלו.

5.מסירת המערכת קודם כל למנהלים בחברה

השימוש במערכת של מאנדי מאפשר לנו ייתרון ענק והוא בנייה מותאמת של המערכת לצרכי העסק.

הייתרון הזה יכול להפוך לחסרון מכיוון שלעיתים המערכת יכולה לא להיות ״מהודקת״ עד הסוף ובעלת קצוות פתוחים.

לכן בתהליך ההטמעה חשוב להקפיד שמנהלי החברה/ המחלקה יקבלו ראשונים את המערכת, יערכו עליה ניסויים, יבקשו לבצע תיקונים ורק לאחר מכן להעביר את המערכת לשאר העובדים.

זכרו שלא לכל העובדים יש את אותה הסבלנות לקליטת מערכת חדשה. ולכן נשאף שכאשר המערכת תימסר אליהם נידרש לבצע בה כמה שפחות שינויים בכדי לא לסבך את העובדים

6. הדרכת עובדים

בתור אלו שמתסעקים עם הטמעת המערכת ושולטים בה בצורה טובה חשוב לזכור שלא לכולם המערכת כלכך פשוטה לתפעול ולכן בטרם השימוש של העובדים במערכת חשוב לעשות להם הדרכה מסודרת עם כל הדגישים החשובים להם.

חשוב מאוד להדגיש לעובדים שהמערכת של מאנדי יכולה לעזור להם לנהל את התהליכים שלהם! ולא רק לדווח למנהלים על ביצוע הפעולות שלהם. אם העובדים יבינו שהמערכת הזאת באמת יכולה לעזור להם בתהליכים שלהם, הרצון שלהם להשתמש בה יגבר.

7.קביעת חוקים ונורמות

המעבר למערכת חדשה דורש מאיתנו גם לקבוע חוקים וכללים של השימוש. המטרה של הכללים האלה היא קביעת סטאנדרט אחיד של השימוש במערכת.

כמה מהכללים שאנחנו ממליצים לכם להכניס:

מטרת המערכת היא לשמש בתור מערכת הניהול שלנו ולכן יש לעדכן את המשימות שבאחריותכם ולהיכנס למערכת על בסיס יומי.

מומלץ במידה ויש עדכון על המשימה שלכם להוסיף אותו לעמודת העדכונים על מנת ששאר חברי הצוות יוכלו לדעת מה מתרחש במשימה.

נשאף שבמערכת לא יהיו משימות אשר תאריך היעד שלהם עבר.

במידה ותאריך היעד של המשימה שלכם הגיע והמשימה אינה הושלמה יש לתת עדכון מדוע המשימה אינה בוצעה וזאת על מנת שלא יצטרכו לפנות אליכם באופן יזום במטרה לברר מה הסטאטוס של המשימה.

8. תמיכה בתפעול השוטף של המערכת

סיימתם את בניית המערכת? עכשיו מתחילה העבודה.

השלב הקריטי ביותר הוא תחילת השימוש של העובדים במערכת.

בתקופה של 3-12 חודשים שלאחר מכן אנו נוודא שהכללים והנורמות תואמים את מה שתכננו.

אנו מכנים את החודשיים הראשונים כ״חודשי הזהב״ – במדיה ותדרשו מהעובדים לעבוד עם המערכת במהלך החודשיים הראשונים סביר להניח שהמערכת תהפוך להרגל ותיטמע בחברה.

במידה והתהליך הזה לא ינוהל כראוי סביר להניח שתבחינו בעובדים שלא לאט מפסיקים להשתמש במערכת וחוזרים להרגלים הישנים שלהם, תהליך שיכול לגרום לכך שהשימוש במערכת אינו מייטבי

אהבתם את הפוסט? שתפו

Facebook
Twitter
LinkedIn
WhatsApp
Telegram
Email
Print

פוסטים נוספים

20.2.2022

כל הדברים שצריך לדעת לפני הטמעת monday.com

מאת: שקד טלמן

20.2.2022

7 סיבות למה לבחור ב-monday.com

מאת: שקד טלמן

דברו איתנו ונדאג לכם להצעת מחיר משתלמת במיוחד

לא מצאת את מה שחיפשת?

נשמח לחזור אליכם עוד היום לשיחת יעוץ ללא עלות!

קבל הצעה

בואו נצא להדגמה ונבחן התאמה

דילוג לתוכן