CRM הוא הלב של כל עסק, אך לבחור את המערכת המתאימה לעסק שלכם נהייתה משימה לא פשוטה מאחר בשוק המערכות ישנם מעל ל- 2,000 מערכות שונות.
אם גם אתם טובעים בין ים של מערכות הכנו לכם מאמר שיעזור לכם לבחור את המערכת הנכונה עבורכם.
אם אתם עדיין לא בטוחים מה זה CRM מומלץ לכם לקרוא קודם כל את המאמר מערכות CRM – כל מה שרציתם לדעת
מה חשוב לדעת לפני בחירת ה CRM שלכם?
1. הקדישו זמן לתהליך
בחירת מערכת crm היא אחת ההחלטות הקריטיות ביותר שחברה מקבלת ולכן חשוב להגיע אל התהליך עם הבנה של החשיבות שלו, וסבלנות. חברות שיבחרו מערכת נכונה עבורם יכולים להגידל את המחזור שלהם במאות אחוזים, ולהתייע תפעולית, ומנגד בחירה שגויה עלולה לגרום לאכזבה רבה, השקעה של זמן עבודה שלכם ושל העובדים וסכומי כסף נכבדים ואף פגיעה בהתנהלו העסקית ולכן אל תתפתו לרכוש את המערכת הראשונה שבחנתם.
אנו ממליצים בחום לעשות אפיון מקצועי עם מטמיע שידע לעזור לכם לדייק את הצרכים הנכונים עבורכם. מובן שלחברות רבות יש אינטרס למכור לכם את המערכת שלכם אך מאפיין מקצועי לא ימליץ לכם על המערכת שלו במידה ולא מתאימה לכם מאחר ולהכניס לקוח למערכת לא מתאימה לו יגרום לבעיות לשני הצדדים.
2. יכולות המערכת:
רוב מערכת crm נותנת מענה לנושאים הבאים:
- קליטת לידים מערוצי המידע
- ניהול ערוצי התקשורת עם הלקוח( אימייל,טלפון וואטסאפ)
- יצירת הצעות מחיר
- התממשקות למערכות השיווק
- ניהול תהליכי המכירה
- ניהול תהליכי הלקוח לאחר המכירה.
וישנם עוד מספר רב של יכולות מתקדמות יותר שחלק מהמערכות מציעות כמו:
- ניהול מלאי
- הפקת חשבוניות וקבלות מובנית.
- מערכות דיוור
- מערכות בוטים
כאשר אתם בוחנים את המערכות השונות בין עם זה בצורה עצמאית ובין אם זה אל מול נציגי המכירות חשוב לבדוק שהיכולות שלהם בתחומים החשובים לכם ולראות שאתם מקבלים מענה נכון.
אל תתפתו לרכוש מערכות שראיתם אצל קולגת שלכם מבלי לבדוק אותם לעומק מאחר ולכל עסק ישנן דרישות שונות לחלוטין! והרבה פעמים יכולות טריוויאליות לעסק אחד, כלל לא חשובות לעסק אחר.
דוגמא לכך אנחנו יכולים לראות בנושא ה whatsapp שהוא חלק בלתי נפרד מתהליכים רבים של חברות (לרוב b2c) אך אצל חברות אחרות הדרישה לוואטסאפ היא אינה חשובה כלל מאחר והתקשורת שלהם עם הלקוחות מתבצעת באימיילים.
יתכן מאוד ותצטרכו להתפשר בבחירת המערכת ולקחת מערכת שלא תספק לכם בדיוק את כל הצרכים בצורה המיטבית ביותר אך כדאי לדעת את זה מראש ולא להיות מופתעים במהלך התהליך.
3. יכולות הקוסטמיזציה של המערכת
כיום מערכות הcrm מתחלקות ל-2 סוגים:
מערכות מובנות ומערכות ניתנות לקוסטמיזציה
המערכות המובנות הם לרוב מערכות שנבנו במטרה לספק פתרון מסווים לסוג מסויים של עסקים (בדרך כלל בתחומי עיסוק זהים, או סוגי לקוחות זהים).
המאפיין את המערכות האלו הם היכולת שלהם לתת מענה מדוייק יותר עבור קהל היעד שלהם באמצעות ייצור פיצרים יעודיים לתחום העיסוק אך לרוב מערכות אלו מוגבלות ביכולת הקוסטמיזציה שלהם ולא ניתן לשנות בהם הרבה דברים מאחר שהם בנויות לספק פתרון ספציפי ולכן לעיתים אנחנו רואים עסקים אשר מתקשים לעבוד עם המערכות האלה כאשר הם רוצים לשנות משהו בהם.
מערכות ניתנות לקוסטמיזציה– הם מערכות שנולדו מן הצרכים של חברות לבנות לעצמם מערכות crm שמותאמות אליהם ובהם הם יכולים להחליט בצורה חופשית יותר על מסע הלקוח ועל התהליכים לאחר המכירה.
במערכות אלו תמצאו פחות פיצרים מותאמים ספציפית לתעשייה כזו או אחרת אך מרחב תמרון רחב יותר.
חשוב להדגיש שבמערכות אלו תהליך האפיון וההטמעה יהיו מורכבים יותר מאחר והמערכות האלה לא נותנות לכם מסע לקוח מדוייק אלא רק את המבנה הכללי ומאפשרות לכם לבצע התאמות ולכן ביצוע ההתאמות ודיוק המערכת יקדישו עבודה רבה יותר באפיון והטמעה אך בהרבה מקרים התוצאה שתתקבל תהיה מדוייקת יותר לחברה.
4. נוחות השימוש של המשתמשים
מערכת ה CRM שתבחרו תשמש הרבה משתמשים בחברה ולכן בעת בחירת המערכת חשוב לבחון את נוחות השימוש במערכת והרמה הטכנולוגית שהיא תדרוש מהעובדים. ישנם מערכות מעולות עם יכולות רבות ועוצמתיות מאוד אך לעיתים מערכות שמאפשרות הרבה יכולות הופכת אותם למורכבות מידי עבור חלק מהמשתמשים והם מתקשים להבין כיצד הם עובדות.
חשוב להבין שלהכניס מערכת חדשה לארגון זה אתגר לא קטן ולכן חשוב לוודא שהמערכת שתבחרו תהיה נגישה לעובדים ושהם יבינו את הייתרונות שהיא מביאה להם.
5. התממשקות למערכות חיצוניות (api)
בעבר הגישה הייתה שמערכת ה CRM שלכם צריכה לספק לכם את כל היכולות בצורה מובנית אולם כיום ישנן כלכך הרבה מערכות שונותת שעסקים עובדים איתם שהיכולת להתממשק עם מערכות חיצוניות היא קריטית.
כיום לכל מערכת שמכבדת את עצמה ישנה יכול api- מעין מפתח שמאפשר הכנסת נתונים אל המערכת ושליפה שלהם למערכות חיצוניות. חשוב מאוד לברר שלמערכת שתבחרו ישנה את היכולת הזו והאם נבנו לה מודלים במערכות ההתממשקות לדוגמאת make או zapier שיאפשרו גם למי שאינו מפתח להתממשק למערכת שלכם.
אנו ממליצים לכם להיזהר ממערכות שאין להם את היכולת הזו כי זה מהווה תמרור אזהרה ואתם תהיו מוגבלים לביצוע פעולות עם היכולות המובנות של הפלטפורמה בלבד.
6. תג המחיר
המחירים של מערכות הם אחד המשתנים שגורמים ללקוחות רבים לבחור במערכת אחת על פני האחרת אולם חשוב להגיד שעלאף שתמחור הוא בהחלט נתון חשוב זה לא הנתון המרכזי במערכת ליבה עסקית.
תמחור המערכות נע בין מערכות שמוצעות בחינם ועד מערכות ברמת מחיר של מעל ל-100 דולר בחודש למשתמש.
אל תתפתו למערכות חינמיות מאחר והנסיון אומר שלרוב מי שיקנה בזול ישלם ביוקר. אנו מניחים שישנן מערכות יוצאות מן הכלל אך לרוב תמחור זול מידי מעיד על מערכות שיתגלו כבעיתיות או שהם עובדות בשיטה שבה הפלטפורמה היא חינמית אך כשתרצו להשתמש ביכולות מסוימות תצטרכו לשלם סכום גדול
איך לבחור את מערכת ה-CRM המתאימה לצרכים שלכם?
בחירת מערכת CRM היא החלטה משמעותית שיכולה להשפיע על התפתחות העסק שלכם בשנים הקרובות. בואו נעבור על השלבים החיוניים שיעזרו לכם לקבל את ההחלטה הנכונה:
- הגדרת מטרות ברורות – לפני שמתחילים לחפש מערכת, חשוב להגדיר בדיוק מה אתם רוצים להשיג. האם המטרה היא לייעל תהליכי עבודה? לשפר את השירות ללקוחות? או אולי לנהל פרויקטים מורכבים? חשוב גם לקחת בחשבון את היעדים העתידיים של העסק, כמו התרחבות לשווקים חדשים או הוספת שירותים נוספים. כדאי לשתף את כל בעלי העניין בתהליך קבלת ההחלטות כדי להבטיח שהמערכת תענה על הצרכים של כל המחלקות.
- מיפוי תהליכים – בצעו מיפוי מדויק של תהליכי העבודה הקיימים בארגון. זה יעזור לכם להבין אילו פונקציות חייבות להיות במערכת החדשה. שימו דגש מיוחד על תהליכים שחוזרים על עצמם ויכולים להיות אוטומטיים באמצעות המערכת החדשה. מומלץ גם לתעד את נקודות הכאב הנוכחיות בתהליכי העבודה כדי לוודא שהמערכת החדשה תיתן להן מענה.
מהם הגורמים העיקריים שיש לקחת בחשבון בבחירת מערכת CRM?
כשבוחרים מערכת CRM, כדאי לקחת בחשבון מספר גורמים חשובים. בראש ובראשונה, יש לוודא שהמערכת מאפשרת התאמה אישית של שדות, תהליכים ודוחות בהתאם לצרכים הספציפיים של העסק. בנוסף, חשוב להעריך את ממשק המשתמש של המערכת, ולוודא שהוא ידידותי ומובן, כך שהעובדים יוכלו להסתגל אליה בקלות ולמקסם את השימוש בה.
כמו כן, יש לוודא שהמערכת מתממשקת בצורה חלקה עם כלים נוספים בהם העסק עושה שימוש, כדי להבטיח זרימת עבודה חלקה ואינטגרציה מלאה עם מערכות אחרות.
ההבדל בין מערכות CRM מובנות למערכות מותאמות אישית
ההבדל בין מערכות CRM מובנות למערכות מותאמות אישית נמצא בעיקר במידה שבה ניתן להתאים את המערכת לצרכים הייחודיים של העסק. מערכות מובנות מגיעות עם פונקציות מוכנות מראש, מה שמאפשר פתרון מהיר וקל, אך הן עשויות להיות פחות גמישות לעסקים עם צרכים ספציפיים.
לעומת זאת, מערכות מותאמות אישית מציעות התאמה מדויקת לתהליכי העבודה של העסק, כולל יצירת שדות מותאמים אישית, תזרימי עבודה ייחודיים ודוחות מדויקים. מערכת כזאת מאפשרת גם גמישות בהוספת פיצ’רים חדשים, כך שאפשר להתאים את המערכת לצרכים משתנים של השוק והלקוחות.
בנוסף, המערכת המותאמת אישית מספקת שליטה מלאה על הנתונים והאבטחה ומאפשרת הגדרת הרשאות מדויקות ויכולת קבלת החלטות מושכלות בנוגע לאחסון ואבטחת המידע.
5 יתרונות חשובים של מערכת CRM מותאמת לעסק שלכם
- שיפור בתקשורת הפנים-ארגונית – המערכת מאפשרת תיעוד מסודר של כל התקשורת בין חברי הצוות כולל שיחות, החלטות ומסמכים חשובים, מה שמבטיח שכולם מסונכרנים ועובדים לפי אותו מידע.
- ניהול יעיל של פרויקטים ומשימות – תוכלו לעקוב בקלות אחר כל שלבי הפרויקט, להקצות משימות, לקבוע תאריכי יעד ולוודא שכל חבר צוות יודע בדיוק מה נדרש ממנו ומתי.
- מעקב מדויק אחר התקדמות הצוות – באמצעות דשבורדים חכמים וגרפים מותאמים אישית תוכלו לראות בזמן אמת את ההתקדמות של כל חבר צוות ולזהות צווארי בקבוק לפני שהם הופכים לבעיה משמעותית.
- דוחות ותובנות מותאמים אישית – המערכת מאפשרת לכם ליצור דוחות שמציגים בדיוק את המדדים החשובים לכם, מה שמאפשר קבלת החלטות מבוססות נתונים ושיפור מתמיד של ביצועי העסק.
- אוטומציה של תהליכים חוזרים – תוכלו להגדיר תהליכים אוטומטיים שיחסכו זמן יקר לצוות, כמו שליחת תזכורות אוטומטיות, עדכון סטטוסים ותיעוד פעולות שגרתיות.
לסיכום
ההתמחות של Setit היא בהבנה מעמיקה של תהליכי העבודה בעסק, ובניית מערכת מותאמת אישית בעזרת מאנדי, כך שתשפר את היעילות ותשדרג את התהליכים העסקיים. אנחנו מתמקדים בניהול פרויקטים עסקיים מכל הסוגים, עם דגש על יצירת תבניות של פרויקטים מוצלחים שיכולות להתאים ללקוחותינו ולהיות שיווקיות בשוק.
בין אם מדובר בניהול עובדים בשטח, פרויקטים בתחום הבנייה, או ניהול פורויקטים כללים, המערכת שנטמיע לכם נבנית במיוחד לכל עסק לפי צרכיו, תוך שמירה על גמישות ויכולת התאמה.
החזון שלנו הוא להציע לעסקים תוכניות עבודה שנתיות ומערכות ניהול פרויקטים מותאמות, שיביאו לתוצאות מהירות ומדויקות יותר, תוך שיפור מתמיד של תהליכי העבודה.
הצטרפו אלינו לSetit ותנו לנו לעזור לכם לשדרג את התהליכים העסקיים עם פתרונות מותאמים אישית שיתאימו בדיוק לצרכים שלכם. אל תמתינו, אנחנו כאן כדי לייעל את העסק שלכם ולחסוך לכם זמן וכסף.
בחירת מערכת CRM היא אחת ההחלטות הקריטיות לכל עסק ולכן נדרשת השקעה של זמן בבחינה של מספר מערכות
לפני שאתם נכנסים לשיחות עם אנשי המכירות של החברות חשוב לאפיין את הצרכים שלכם כדי שתוכלו לשאול את השאלות הנכונוץ
תהליך מקצועי יגדיל את הסיכוי שלכם למצוא את המערכת שתהיה מדוייקת עבורכם זאת שתוכל להגדיל לכם את המחזורים העסקיים ולגרום לתפעול של העסק להיות שוטף.
שאלות נפוצות
מהן הדרכים שבהן CRM יכול לתרום לצמיחה של העסק שלי?
מערכת CRM תורמת לצמיחה על ידי שיפור חוויית הלקוח באמצעות שירות אישי ומהיר, זיהוי הזדמנויות מכירה מותאמות, וייעול תהליכים עסקיים. בנוסף, היא מספקת תובנות עסקיות ודוחות שמאפשרים זיהוי מגמות ותכנון אסטרטגי יעיל.
איך אדע אם המערכת שאבחר תיתן מענה מדויק לצרכים שלי?
כדי לוודא התאמה, הגדירו מטרות ברורות, מפה את צרכי העסק, וודאו שהמערכת מציעה תכונות מתאימות כמו ניהול לידים ואוטומציות. בקשו תקופת ניסיון כדי לבחון את נוחות השימוש, ושוחח ועם ספק המערכת לגבי שירות ותמיכה.
איך אפשר להיות בטוחים שהמערכת CRM מתאימה לצרכים הספציפיים של העסק שלי?
בחרו מערכת שתואמת לגודל העסק, מציעה אפשרויות התאמה אישית וגמישות לצמיחה עתידית. בדקו ביקורות ממשתמשים קיימים והתייעצו עם מומחי CRM מנוסים להבטחת התאמה מלאה לצרכים הייחודיים של העסק שלכם.
